Минусы работы в аутсорсинговой компании. Плюсы и минусы работы в аутсорсинговой компании. Компании, предлагающие бухгалтерский аутсорсинг

Среда современного бизнеса характеризуется следующими факторами:

ѕ Ускорение происходящих в ней изменений

ѕ Изменение позиций потребителя

ѕ Возрастание конкуренции за ресурсы

ѕ Интернационализацией бизнеса

ѕ Дальнейшее развитие научно-технического прогресса

ѕ Развитием информационных сетей.

Современный бизнес сложно представить без аутсорсинга, в силу следующих причин:

1. Большинство современных компаний стремиться к использованию всех достижений современной науки, техники и технологии, чтобы выпускать качественную и конкурентоспособную продукцию, отвечающую всем потребностям покупателей.

2. Современные технологии, как правило, находятся в руках специалистов, которые предоставляют необходимые услуги компаниям-аутсорсерам с выгодой для себя и клиента. Это удобна для обеих сторон, так как каждая компания может сосредоточить собственные ресурсы на развитие своих сильных сторон и перспективных направлений деятельности.

Аутсорсинг позволяет полностью пересмотреть подходы к бизнес системе и управлению этой системой для повышения ее эффективности и достижению конкурентных преимуществ. Построение взаимовыгодных отношений в рамках аутсорсинга лежит в системе долгосрочного стратегического планирования и опирается на современные методы анализа качественного и количественного анализа рынка.

В новых экономических условиях эксперты отмечают два основных тренда на рынке аутсорсинга. Во-первых, повышается интерес к этому виду деятельности в рамках оптимизации затрат. Во-вторых, аутсорсеры вынуждены снижать цены на свои услуги, что приводит к изменению уровня сервиса. Участники рынка отмечают, что сегодня для клиентов важна гибкость аутсорсеров и возможность подстраиваться под сокращающиеся бюджеты.

Наибольшую выгоду от аутсорсинга получают крупные предприятия.

Аутсорсинг -- это экономия различных средств. Возможность снижения стоимости услуг по сравнению с затратами содержание собственной структуры (экономия рабочего места, увеличение затрат -- уменьшение налогов). Возможность сфокусировать усилия на процессах, которые непосредственно приносят прибыль компании. Снижение косвенных затрат.

Аутсорсинг -- это экономия затрат на обучение (получаем готовых «узких специалистов без вложений). А так же добавим сюда отсутствие необходимости увеличивать штат компании за счет непрофильного бизнес-процесса. Аутсорсинг позволяет руководству компании и ключевым сотрудникам целиком сосредоточиться на профильном бизнесе, уделяя ему все внимание. При аутсорсинге происходит перераспределение ресурсов организации, ранее задействованных во второстепенных функциях и направлениях.

Аутсорсинг гарантирует постоянную безотказную работа (нет понятия отпусков и больничных).

Аутсорсинг -- серьезная экономия времени (есть возможность купить готовые решения, инфраструктуры).

Аутсорсинг подразумевает большую прозрачность (оценивается не процесс, а результат в готовом виде). Смена поставщика (аутсорсера) проще, чем смена персонала. При аутсорсинге компания существенно снижает свои риски (разделяя их с аутсорсером).

Аутсорсинг «ведет» за собой повышение качества (профессионалы в своем деле, опыт аналогичных проектов).

Помимо очевидных преимуществ, аутсорсинг несет и некоторые риски:

Риск 1: отсутствие опыта работы с аутсорсингом у Заказчика с одной стороны, и декларируемый опыт у Исполнителя-аутсорсера -- с другой. Избежать

данной ситуации можно путем «точечных» испытаний, рекомендаций, пробных этапов взаимодействия.

Риск 2: отсутствие стандартов и методологии влечет за собой сложность измерения результата и качества. Избежать подобного можно путем дробления контракта по результату, требованием измеримых стандартов.

Риск 3: отсутствие организационной вовлеченности. Избежать можно путем перекладки ответственности за процесс на сторону Исполнителя.

Риск 4: ожидание невероятного результата

Риск 5: провал внедрения проекта (учет потенциальных и неочевидных потребностей предприятия). Избежать можно заранее подготовив компанию к внедрению.

Риск 6: потеря критических знаний для бизнеса внутри компании (утечка конфиденциальной информации).

Риск 7: неопытность в процедурах соответствия. Компании необходим контролер процесса предоставления услуг, который будет оценивать эффективность работы и привязку аутсорсинговых услуг к общей бизнес-стратегии.

Риск 8: недостаток эффективного проектного управления.

Риск 9: возможное снижение производительности труда собственного персонала (потеря мотивации, оценка изменений как негативных).

Риск 10: возможность расторжения контракта с аутсорсером (банкротство аутсорсера, возврат функций вовнутрь бизнеса). Необходимо предусмотреть возможность отчуждения, документированной системы или возврата собственности.

Риск 11: внеплановые временные затраты -- успех во взаимодействии (активное участие заказчика: функции постановщика задач, мониторинг и приемка работ, внедрение.)

Риск 12: налоговые риски. Повышенные риски и интерес к договорам услуг и сложность подтверждения экономической выгоды Дворцевая В. «Плюсы и минусы аутсорсинга. Риски сторон» - журнал «Управление персоналом», № 8, 2012 http://www.top-personal.ru

Преимущества и недостатки аутсорсинга

Преимущества	Недостатки
Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе	Утечка коммерческой информации
Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью	Уровень профессионализма сотрудников аутсорсингового предприятия может оказаться недостаточным для выполнения работ или оказания услуг на должном уровне
Экономия на налогах и на зарплате	Снижение качества информации при недобросовестности аутсорсера
Увеличение качества получаемых продуктов или услуг	Большая текучесть персонала
Улучшает инновационные возможности предприятия за счет взаимодействия и партнерства с поставщиками мирового уровня, имеющими большой интеллектуальный потенциал и богатый инновационный опыт	В случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства компания столкнется с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придется начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге
Обеспечивает большую гибкость предприятия в случае внезапного изменения рыночной ситуации или потребительских предпочтений	Наличие рисков нарушения сохранности имущества, безопасности и утечки сведений конфиденциального характера в результате предоставления нерегулируемого доступа к документам, данным и материальным ценностям
Ускоряет приобретение ресурсов и навыков	Увеличение времени решения проблем в аварийных ситуациях
Возможность снизать затраты на собственный персонал	Потеря контроля над собственными ресурсами
Снижение стоимости реализации бизнес процессов	Аутсорсинг может ограничивать управленческую гибкость
Снижение рисков	Утечка конфиденциальной информации

Передача в аутсорсинг части функций компании стратегически целесообразна, если:

1) независимые партнеры выполнят их лучше и дешевле;

2) этот вид деятельности не является конкурентно значимым и его передача в аутсорсинг не угрожает ключевой компетенции, возможностям и ноу-хау компании;

3) это снижает риск, связанный с изменениями технологии и/или покупательских предпочтений;

4) это повышает организационную гибкость и оперативность принятия решений, сокращает время разработки и выведения на рынок новых товаров, снижает издержки на координацию;

5) это позволяет компании сосредоточиться на основном бизнесе.

Аутсорсинг имеет свои отрицательные и положительные стороны.

Аутсорсинг плюсы:

Аутсорсинг позволяет сосредоточить внимание на развитии основного вида деятельности. Это особенно важно для торговых сетей, постоянно развивающихся в разных регионах страны и мира, т.к. они получают возможность выполнять работы, не привлекая дополнительные штаты.

Дает возможность организации использовать современные системы технологии и высококвалифицированные профессиональные ресурсы.

Аутсорсинг позволяет сокращать издержки.

Повышение конкурентоспособности фирмы. Это обусловлено увеличением мобильности персонала.

Освобождение внутренних ресурсов компании для других целей

Увеличение качества получаемых продуктов или услуг

Дополнительный доступ к финансам (на фондовом рынке) - повышение инвестиционной привлекательности фирмы.

Возможность сокращения штата организации

Возможность передачи ответственности за выполнение конкретных функций

Аутсорсинг минусы:

Возможность возникновения трудностей в управлении организацией. Это обусловлено технологической несогласованностью, подчиненность работников и прочее.

Риск утечки информации в результате допуска к данным сторонних специалистов

Аутсорсиннг может обойтись дороже, чем собственное подразделение

Риски, связанные с возможностью остановки сервиса, если вдруг фирма, его предоставляющая, исчезнет с рынка.

Снижение оперативности в предоставлении необходимых сведений для управления организацией

Передача на аутсорсинг, каких- либо функций может привести к утрате некоторых видов деятельности, которые в совокупности с основным видом, обеспечивали организации успех на потребительском рынке.

По аутсорсингу совсем не проработана российская законодательная база

Таким образом, прежде чем воспользоваться аутсорсингом, нужно:

взвесить все за и против;

четко установить цели и задачи, которые аутсорсинг компания будет решать;

выбрать наиболее оптимально подходящую аутсорсинг компанию.

Глава 2. Практическая часть

Аван-Проект - Организация отдела автоматизированной продажи товаров «ОАП»

В команде исполнителей проекта по организации:

Демкина Елена (функция «Руководство проектом»)

Сухова Елена (функция «Генерация идей»)

Воякина Анастасия (функция «Предпринимательские усилия»)

Платонова Анастасия (функция «Информационный контроль»)

Красникова Мария (функция «Инструктаж и поддержка»)

Таблица 2.1

Определенные обязанности, которые выполнял каждый член команды

Участник группы	название функции	Выполняемые обязанности
Демкина Елена	Руководство проектом	1)Руководство командой проекта 2)Координация работы команды 3)Контроль за выполнением проекта 4)Выполнение финансового плана аван - проекта, таблица 7,8 5)Составление характеристики на должность руководство проектом 6)Обобщение выводов по аван - проекту и социально психологической характеристике
Сухова Елена	Генерация идей	1)Анализ информации, 2)Предложение идеи аван - проекта, 3) Разработка целей, актуальность данной идеи, таблица 1, 4)Составление характеристики на должность «Генерация идей» 5)Обобщение выводов по аван - проекту
Воякина Анастасия	Предпринимательские усилия	1)Продвижение идеи в массы, маркетинговый план аван - проекта, таблица 4 2)Организационный план 3)Составление характеристики на должность «Предпринимательские усилия»
Платонова Анастасия	Информационный контроль	1)Подбор информации 2)Организация информационных совещаний 3)Производственный план, таблица 5,6 4)Составление характеристики на должность «Информационный контроль» 5)Обобщение выводов по социально психологической характеристике
Красникова Мария	Инструктаж и поддержка	1)Общее руководство членами проекта 2)Разъяснение специфики отдельных видов работ членам команды, 3)Оценка результатов отдельных этапов проекта 4)Маркетинговый план, таблица 2,3 5)Составление характеристики на должность «Информационный контроль»

Из таблицы 2.1 можно сделать вывод, что каждый член команды выполнят обязанности в соответствии со своими должностями. Таким образом, решение руководителя о закреплении за каждым членом команды специфической функции было верным. Каждый член команды оптимально соответствует своей функции, поэтому он смог наиболее полно раскрыть свои способности и таланты, направить их в нужное русло. Работы выполнялись точно в срок, совмещений функций одним работником не было. Если возникали проблемы их сначала обсуждали с Красниковой Марией, если проблема не находила решения, её обсуждали с руководителем. Необходимый объем информации был предоставлен Платоновой Анастасией и отобран и преобразован вместе с Суховой Еленой. Так появилась идея создания отдела автоматизированной продажи. Для продвижения идеи на рынок и попытки её воплощения был проведен маркетинговый план Воякиной Анастасией и Красниковой Марией.Были разработаны производственный, организационый и финансовый план аван- проекта.

Все участники принимали самое активное участие в работе команды. Что дало высокие результаты в разработке аван проекта, в более быстром освоении информации по дисциплине «Инновационный менеджмент», сблизило участников проекта, а так же повысило способность участников работать в команде.

Неотъемлемыми терминами для отечественного бизнес-лексикона в последнее время становятся «аутстаффинг» и «аутсорсинг». Достаточно молодые направления, но зарождаться они начали еще столетия назад в Европе и США, когда стартовала работа разных консультационных, аудиторских и юридических компаний. Расскажем о них подробнее.

В этой статье вы прочитаете:

Кючевые плюсы и минусы аутсорсинга и аутстаффинга персонала

Критерии успешности использования аутсорсинга и аутстаффинга сотрудников

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Аутсорсинг и аутстаффинг персонала – это два близких по духу понятия. Многие руководители до сих пор не понимают, в чем же различия аутстаффинга и аутсорсинга? Поэтому мы решили разграничить эти определения. Важно понимать разницу между ними, в каких случаях каждое из этих определений более уместно.

Аутсорсинг персонала предполагает передачу неключевых функций компании (в частности, юридическое сопровождение, бухгалтерский учет, IT-услуги) для исполнения внешним организациям и подрядчикам, то есть компания передает некоторые производственные функции либо бизнес-процессы на обслуживание другой компании. Основной задачей аутсорсинга становится не финансовая экономия, а разгрузка финансовых, организационных и человеческих ресурсов, чтобы организация смогла сконцентрировать все свои усилия на основной деятельности.

В отечественной практике аутсорсинг обычно выбирается для передачи работ по бухгалтерскому учету, обеспечению функционирования офиса, выполнению транспортных, переводческих, рекламных и IT-работ.

Когда руководителю стоит задуматься об аутсорсинге

Дмитрий Хлебников в своей работе выделил ряд основных критериев, с учетом которых гендиректор принимает решение о передаче процессов на аутсорсинг:

• сокращение издержек благодаря использованию полуфабрикатов, продукцию более эффективного контрагента либо за счет изменения структуры своих затрат;
• рост качества продукции (предоставляемых работ, услуг);
• повышение управляемости, усиливается концентрация компании на основной деятельности;
• возможность рыночного привлечения, выбора подходящих специалистов по оптимальному соотношению цены и качества.

Кроме этого, над вопросом аутсорсинга персонала следует задуматься в случае, если вы не можете на 100% загрузить специалиста. Поэтому привлекать его на полную ставку будет нерационально.

Можно ли определить экономическую эффективность аутсорсинга

Принимая решение о выделении непрофильных подразделений, генеральные директоры сталкиваются с одинаковой ошибкой – они пытаются просчитывать, какой экономии на зарплате удастся добиться. Это бессмысленно, поскольку уменьшение издержек происходит не за счет снижения штата. Оптимизация заключается в том, что предприятие концентрируется на ключевых бизнес-процессах, повышая производительность. Реальной целью, к которой компании должны стремиться, заключается в уменьшении затрат на 30%. Но в среднем половина проектов по аутсорсингу не позволяет добиться сокращения издержек (либо подобный эффект достигается лишь в краткосрочной перспективе). Почему складывается подобная ситуация? Причиной провала половины проектов становится не ошибочность использования аутсорсинга, а просто ситуация обусловлена недостаточной подготовкой самой компании и провайдера услуг.

На что обратить внимание при выборе партнера

Член совета директоров компании «КОРУС Консалтинг» своим выступлением вызвал настоящую дискуссию. Неоднократно ему на практике приходилось сталкиваться с ситуацией, что за благородным желанием снижения издержек и оптимизации бизнес-процессов скрывается лишь неспособность компаний справляться с какой-то работой самостоятельно – и с нежеланием признавать этот факт. Из-за этого компании допускают возможные ошибки, слепо доверяя бизнес-функции подрядчиков, которые порой не являются достаточно компетентными в соответствующем вопросе. Джон Вон Эйкен выражает уверенность, что поиск партнера в рамках аутсорсинга во многом напоминает попытки найти спутника жизни.

Если не понимаете намерения своего партнера, то и осчастливить его не удастся. Необходимо убедиться – действительно ли деловой партнер отлично разбирается в направлении, в котором позиционирует себя как эксперт? Удастся ли ему справиться с возложенными функциями, оправдав ваши ожидания о качестве, сроке и условиях сотрудничества? Действительно ли обе стороны данного сотрудничества могут рассчитывать на взаимную выгоду в равной степени?

• Типовой договор на оказание услуг: образец с пояснениями

Джон Вон Эйкен для профилактики распространенных проблем рекомендует по возможности больше времени уделять для знакомства с деловым партнером. Здесь важно не «влюбляться» очень быстро. Необходимо убедиться в ответственности своего партнера и готовности справиться с поставленными задачами.

Директор по стратегическому развитию и технологиям «Аптечной сети 36,6» Борис Рябов обратил внимание на наличие конфликта интересов клиента и подрядчика . Оптимально, если складываются партнерские и близкие отношения между сторонами – в таком случае можно говорить о минимальном конфликте. В ситуации, когда подрядчик всеми способами стремится заработать, получив клиента любой ценой, возможны определенные проблемы при сотрудничестве. При чрезмерном занижении цен со стороны подрядчика, он в дальнейшем всё же будет стараться компенсировать нормальную рентабельность, что иногда не лучшим образом сказывается на качестве результата. Борис Рябов во время выступления рекомендовал «понять марку поставщика услуг» – раскладывать её на компоненты, оценив еще до заключения сделки.

При этом крайне важно привлекать как подрядчика лишь организацию, оказывающую для заказчика работы или услуги, в объеме которые составляют не больше 50% от потенциальных производственных мощностей. Лишь при подобном условии будете стратегическим клиентом для подрядчика, он будет пытаться добиться повышения объема работ. Для привлечения подрядчика следует проводить открытый тендер. Эффект от аутсорсинговых схем не должен быть менее совокупного роста себестоимости от перераспределения постоянных издержек заказчика.

Аутсорсинг в практике компаний Виктор Новоченко , директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва За последние 6 лет мы постепенно передавали для своих аутсорсинговых подрядчиков комплекс юридических, транспортно-логистических, бухгалтерских функций, IT-услуг, некоторые рекламные функции. Ранее в штате была собственная юридическая служба, которая нуждалась в слишком избыточных ресурсах. Чтобы избежать сокращения работников, решили сделать свою юридическую службу отдельной компанией. Она сначала специализировалась на предоставлении услуг лишь для нашей компании, однако затем было налажено сотрудничество и с некоторыми другими заказчиками. Для выбора подходящего аутсорсера проводим тендер, поэтому возможны ситуации, когда даже наш бывший юридический отдел не получает заказ, если доступно на рынке более выгодное предложение.

Критерии успешной реализации аутсорсинговых проектов

Высокая конкуренция на рынке этих услуг. При большом количестве компаний на рынке данных услуг, будет проще договариваться о цене услуг. Но приходится признавать, что на сегодняшний день еще не сформировалась высокая конкуренция на отечественном рынке.

В компании имеется персонал для реализации аутсорсинговых проектов. Следует учесть, что эффективная и рациональная организация работы по получению услуги тоже является бизнес-процессом, для которого необходимы соответствующие знания и опыт. Поэтому компания для этого должна располагать квалифицированной командой работников.

Быстрая реакция аутсорсера на изменения ситуации. Если определенный процесс имеет особую значимость для компании, то для его выполнения аутсорсинг не понадобится. Хотя в случае, если внешней службе на практике удается подтвердить свою способность четко и быстро выполнить поставленные задачи, ей можно передать соответствующий бизнес-процесс.

Отработанные технологии предоставления услуг и методика расчетов . Если аутсорсер имеет четкую технологию предоставления услуг и методику расчетов, когда может их представить, объяснить, что и в какой ситуации будет происходить, заказчик сталкивается с меньшими рисками по сравнению с ситуацией, когда ответ на ваши вопросы ограничивается фразой: «Разберемся по ходу дела».

Законченный компонент у аутсорсера. При переходе к аутсорсингу лучше отказаться от бизнес-процесса. В частности, если компания приобретает компонент, с которым можно сразу работать без дополнительных расходов для доработки, это будет оптимальным решением. Если приобретается заготовка, а далее её предстоит доработать – подобную ситуацию эффективной считать не приходится.

Поставщик аутсорсинговых услуг готов развиваться вместе с заказчиком. В частности, для производственного процесса компания обратилась к аутсорсеру, который располагает лишь ограниченными мощностями. Заказчику понятно, что их спустя год уже не хватит для реализации планов компании. Если аутсорсер в подобном случае не готов инвестировать деньги для закупки дополнительного оборудования, заказчику придется задуматься над поиском других альтернатив.

Оптимальное соотношение качества и цены услуг . Нередко заказчики останавливают свой выбор на компаниях, которые специализируются на самых дешевых услугах. Поэтому аутсорсинг часто и оказывается довольно рискованным выбором в отношении качества предоставленной услуги либо товара.

Качество планирования производственной деятельности со стороны обеих сторон. Заказчик должен заранее предупреждать своего аутсорсера про планы. В частности, должен сообщить, что спустя месяц ожидается пик загрузки. Также и от аутсорсера требуется качественно и внимательно планировать собственную работу, чтобы из-за необдуманно набранных заказов не нарушать заявленные сроки.

Аутсорсинг сегодня

Александр Малютин , генеральный директор группы компаний Clearlink, Москва

Каждый проект в сфере недвижимости предполагает какой-то особый набор подрядчиков, которые будут отвечать за архитектуру, управление строительством, инжиниринг. Поэтому использование аутсорсинга в нашей компании – базовая концепция развития. В нашей компании по определенным направлениям работают не только аутсорсеры, но также собственные подразделения.

Рынок аутсорсинга сегодня претерпел действительно качественные изменения. Ранее профессиональные компании имели большой выбор заказов – могли сами решать, с кем хотят работать. Сейчас их услуги стали доступнее, начинают соглашаться на уступки, хотя пока особо стоимость не снижают либо же такие скидки остаются непропорциональными своему рынку.

• Обязанности руководителя отдела продаж: ключевые положения

Однако теперь заказчики получили другую проблему – как определить выживаемость аутсорсера. Сейчас за счет сокращения штатов отмечается значительная миграция работников. Хотя всегда лучших пытаются сохранить, ситуация в некоторых компаниях оказывается нездоровой. Чтобы наводить справки о делах компании, основываемся на своих внешних связях (контрагенты, партнеры), также используем открытые источники – информация в газетах, Интернете.

Хотя всё же аутсорсинг сегодня стал очень выгодной и удобной возможностью, отказываться от него не планируем.

Как минимизировать риск ухода от ответственности компании-аутсорсера

Ольга Сингур,

Помогут снизить риски следующие меры:

В договоре с аутсорсинговой организацией обязательно следует предельно детально перечислить услуги, с указанием необходимого уровня их качества, срока и порядка приемки услуг, оснований для ответственности, перечня возможных санкций.

Договор с компанией дополните условием о неустойке. Данный пункт предполагает важное преимущество – при выдвижении требования о неустойке вы не будете обязаны доказывать причинение убытков своей компании (п. 1 ст. 330 ГК РФ). Подрядчик при уплате неустойки должен будет возмещать также убытки, которые понес клиент (ст. 394 ГК РФ). В договоре можно предусмотреть список случаев, при которых предполагается взыскание неустойки и убытков, либо – по вашему выбору – что-то одно. Следует помнить о существующем ограничении – возмещение убытков возможно лишь при условии, что доказана вина специалиста компании-аутсорсера. Хотя на практике часто сделать это непросто.

• Удаленные отделы продаж: к чему привела эволюция коммерческих служб

Другой способ защиты – выбор аутсорсера, застраховавшего профессиональную ответственность. В таком случае возмещением понесенных убытков будет заниматься лишь страховая компания. Закон не закрепляет обязательную необходимость страховать профессиональную ответственность для компаний-аутсорсеров. Единственным мотивом, при котором можно побудить подрядчика-аутсорсера страховать свою профессиональную ответственность – повысить свою привлекательность для потенциальных заказчиков.

Аутстаффинг является способом по управлению персоналом, который предполагает оказание услуг в виде предоставления в распоряжение клиента определенного числа сотрудников, которые не будут с ним вступать в любые правовые отношения. Фактически, сотрудник будет находиться на рабочем месте в компании, хотя в её штат не входит.

Несомненные плюсы аутстаффинга

1. Аутстаффинг – помогает с поиском окольных дорожек мимо действующего законодательства, которое заставляет уплачивать налоги за каждого сотрудника в штате.

2. Возможность перенести обязанности и хлопоты работодателя на кадровое агентство.

3. Рекрутинговая компания будет заниматься заменой в случае увольнения либо ухода работника в отпуск.

4. Возможность экономии на затратах по поиску персонала, с уменьшением расходов, необходимых для ведения своего кадрового делопроизводства, бухучета зарплатных начислений и пр.

5. В случае появления конфликта в работе – он будет решаться между работником и кадровым агентством. Следовательно, можете избежать соответствующих сложностей и проблем, связанных с обеспечением трудовых прав для работников.

В рамках аутстаффинга от заказчика требуется лишь один фиксированный платеж для оплаты услуг специализированной компании. За оговоренную стоимость компания-клиент получит в свое распоряжение команду компетентных специалистов. В сущности, сама компания получает возможность изолироваться от всей необходимой кадровой кухни. Хотя фирма должна понимать – кроме всевозможных затрат, в стоимость услуги будет включена также и прибыль агентства.

Минусы аутстаффинга

1. Сегодня слишком мало законодательных документов , регулирующих взаимоотношения между заказчиком, компанией-провайдером и самим работником, который работает по договору аутстаффинга.

2. Отсутствие гарантий. Все в современном обществе привыкли к различным обманам и видам мошенничествам, поэтому всегда важно быть бдительными и внимательными. Многих может насторожить перспектива трудиться в компании через другую фирму, которая фактически не работает. Поэтому часто лучшие специалисты в своей области по такой схеме не работают.

3. Отсутствие имени или бренда у компании-провайдера. Достаточно обидной оказывается ситуация, когда сотрудник работает на достаточно известную компанию, на престижном месте, однако не может получить соответствующую запись в трудовой книжке.

4. Социальные льготы и отчисления . В этом отношении ситуация не совсем понятна. Поскольку точно не установлено, как требуется оформление рабочих отношений между материнской компанией и работником по схеме аутстаффинга. При оформлении отношений в таком случае по трудовому договору, с определенными обязанностями сталкивается не материнская компания, а компания-провайдер. При оформлении гражданско-правового оговора работник не будет иметь определенных прав, на которые рассчитывает от работодателя, и регулируемых Трудовым кодексом.

5. Своевременность оплаты труда. Многие компании на рынке аутстаффинга самостоятельно не способны были производить выплаты зарплаты для для сотрудников – эта задача отводилась заказчику. В результате по различным техническим причинам приходилось сталкиваться с задержкой заработной платы. При этом часто вовсе не было контроля должной выплаты зарплаты, из-за чего возникали спорные ситуации, с длительной задержкой выплат.

6. Сохранение в тайне всей информации о работодателе и сотруднике. Поскольку аутстаффинг предполагает определенные обхождения действующего законодательства, то следует по возможности не афишировать сведения об использовании данной услуги. Особенно с учетом несовершенства законодательного регулирования соответствующих вопросов.

Услуга аутстаффинга предназначается, прежде всего, для зарубежных компаний, которые планируют выйти на российский рынок. Становится достойной альтернативой для открытия филиала или представительств другого вида, которые в итоге могут стать отдельной компанией, отделившись и построив собственный, конкурентный бизнес. Чтобы компании найти квалифицированных сотрудников для развития на новом рынке, могут потребоваться значительные траты времени и сил, учитывая столь ответственную и важную задачу.

При подведении итога следует отметить, что в России аутстаффинг пока находится лишь на этапе развития. Поэтому компании-заказчики должны внимательно и ответственно выбирать провайдера. В противном случае есть риск столкнуться с некомпетентными специалистами и дополнительными проблемами. А главной целью для заказчика становится возможность избежать подобных проблем. При этом провайдеры, ставшие лидерами в своей отрасли, являются самыми надежными и профессиональными для сотрудничества, даря заказчику уверенность в оптимальных решениях с минимумом сопутствующих проблем.

Александр Малютин – генеральный директор компании Clearlink с 2003 года.

Clearlink – группа компаний, сфера деятельности которой является оказание услуг по девелопменту, управлению активами и недвижимостью. Численность персонала – 65.

Ольга Сингур – директор департамента правового консультирования ЗАО «АКГ «Развитие бизнес-систем», Москва

«Развитие бизнес-систем» – компания, предоставляющая аудиторские и консультационные услуги. исленность персонала: 800. Основные клиенты: Администрация Президента РФ, компании «Аэрофлот – Российские авиалинии», «Газпром», РЖД, «Роснефть», «Рособоронэкспорт».

Виктор Новоченко – директор по маркетингу ЗАО «Торговый дом ЗИЛ», Москва

«Торговый дом ЗИЛ» – компания, сферой деятельности которой я вялется сбытовая структура АМО «ЗИЛ» (автомобили, спецтехника, запчасти и агрегаты). Численность персонала: 37 000.

В России растет число предприятий и организаций, пользующихся бухгалтерским аутсорсингом. Отчасти к этому подталкивает законодательство – ужесточаются требования и ответственность, даже незначительные ошибки обходятся дорого. Но не все решаются передать бухучет сторонней компании. Какие процессы можно доверить подрядчику? Как выбрать надежного партнера? Об этом читайте в нашей статье.

Что такое аутсорсинг бухгалтерии

Этот термин активно используется на рынке в последние десять лет. Аутсорсинг – серьезный вид оптимизации. От традиционных услуг внештатного бухгалтера он отличается тем, что компания-подрядчик включается в бизнес-процессы заказчика. Фактически речь идет о полноценном подразделении фирмы, которое является отдельным юрлицом. Создавать эту группу нет необходимости, ее можно просто нанять.

Преимущества больших компаний перед работающими дома бухгалтерами-«одиночками» очевидны. Возможности физического лица, пусть даже профессионала с большим опытом, нельзя сравнивать с ресурсами целой организации. То есть речь идет не просто о сдаче отчетности раз в квартал, но и о соблюдении внутренних регламентов и стандартов, ежедневном сопровождении работы предприятия, консультировании, выстраивании от имени компании отношений с налоговиками.

Попробовать аутсорсинг бесплатно

Многие предприниматели всерьез воспринимают лишь одну причину перехода на услуги аутсорсинга бухгалтерского обслуживания – экономию денег. Но это не совсем правильно. Для малого бизнеса содержать квалифицированных специалистов дорого, но непрофессионалы в этой области обходятся еще дороже. Поэтому обратившись к компании по аутсорсингу бухучета, можно серьезно повысить качество этой работы.

Ключевые причины, по которым ИП и ООО выбирают аутсорсинг , а не просто бухгалтера на «удаленке»:

• Удобство и гарантия качества финансовой отчетности;
• Оптимизация бизнес-процессов (возможность сосредоточиться на развитиии бизнеса);
• Снижение рисков, ведущих к штрафным санкциям или приостановке деятельности организации;
• Экономия на расходах (аренда офиса, зарплата).

Сопровождение предприятия должно основываться на принципах взаимоуважения, ответственного партнерства и профессионализма.

Комментарий эксперта

Ольга Данилова , старший бухгалтер-эксперт сервиса Главбух Ассистент

Услуги по ведению бухгалтерии на аутсорсинге в среднем обойдутся вам в 7 000 рублей в месяц. Как это работает на примере . Вы пишете нашему ассистенту в интернет-чат о задаче, которую нужно решить и загружаете документы в сервис. Дальше ассистент передает их профильным специалистам: по обработке первички, по налогам, по кадрам. Эти сотрудники ведут весь учет, готовят бухгалтерскую и налоговую отчетность, отвечают на вопросы.

Бухгалтерский аутсорсинг в России развивается, интерес к его возможностям увеличивается. По данным рейтингового агентства «Эксперт РА», с 2014 года число фирм, которые воспользовались услугами по ведению отчетности, растет на 5-10 процентов ежегодно.

6 советов по выбору подрядчика для ведения бухгалтерии на аутсорсинге

Руководствуясь этой инструкцией, вы легко подберете надежного партнера, который поможет с бухгалтерскими документами.

Совет 1. Определите целесообразность перехода на аутсорсинг. Не поленитесь потратить время на анализ эффективности работы вашей бухгалтерии. Сравните стоимость подготовки и сдачи отчетности на аутсорсинге. Если качество работы бухгалтерии низкое, а разница в тратах – незначительная, лучше обратиться к внешней компании.

Совет 2. Долгосрочные отношения с партнерами свидетельствуют о том, что исполнитель оказывает услуги высокого качества. Обратите внимание на портфолио – кто уже является клиентом компании.

Совет 3. Проверьте, чтобы у компании была вот такая страховка . Это убережет вас от финансовых затрат, если проверяющие органы выпишут штраф.

Совет 4. Компания, присутствующая на рынке на протяжении длительного периода, более опытная и надежная. Выбирайте проверенные временем компании с бухгалтерами-профессионалами.

Совет 5. Сарафанное радио – самый надежный источник информации. Поговорите с теми, кто уже пользовался услугами компании или работал с ней раньше. Они дадут организации, ведущей бухгалтерию на аутсорсинге, объективную характеристику.

Совет 6. Попросите предварительный вариант договора с аутсорсером и внимательно его изучите. Предложите включить пункты, которые по вашему мнению отсутствуют. Это позволит избежать разногласий с подрядчиком. Дополнительно можно запросить документы, подтверждающие высокую квалификацию сотрудников и их опыт в данной сфере.

Совет 7. Хороший признак для компании - гибкая система ценообразования. Это говорит о том, что вам не будут навязывать дополнительные услуги. Во сколько аутсорсинг обойдется вашей компании, . Идеальный вариант – обсудить стоимость, способы расчета и возможные скидки перед подписанием договора.

Совет 8. Изучите ограничения, узнайте каких клиентов компания не принимает на обслуживание.

Плюсы и минусы вывода бухучета на аутсорсинг

Как любое молодое явление на рынке бизнес-услуг, аутсорсинг имеет преимущества и недостатки. Прежде чем принять решение о переводе своей компании на новые принципы работы с финансовой отчетностью, взвесьте плюсы и минусы такого подхода.

Достоинства	Недостатки
Экономия времени на трудоемких бизнес-процессах	Сложности с вовлеченностью в бизнес-процессы из-за автономности подразделения, занимающегося бухучетом удаленно
Снижение расходов (аренда помещения, покупка лицензированных программ, оборудования, зарплата и обучение)	Потребуется время на поиск надежного подрядчика и выстраивание с ним взаимодействия
Получение услуг высокого качества	Трудно оценить объем работ на долгосрочную перспективу
Отсутствие необходимости самостоятельно искать информацию об изменениях в законодательстве	Несовершенство законодательного регулирования сферы аутсорсинга (в российских законах отстуствуют нормы, прямо регулирующие отношения сторон по договору аутсорсинга понятие "аутсорсинг" также законодательно не закреплено)
Сопровождение судебных споров с налоговой службой	Внешней компании сложно учитывать специфику отношений своего клиента с инвесторами
Ответственность компании-исполнителя за результат и работу своих экспертов
Снижается риск утечки конфиденциальной информации по сравнению с удаленным бухгалтером

Функционал аутсорсинга бухгалтерских услуг

Заключив договор с фирмой-подрядчиком, вы вправе рассчитывать на комплексное обслуживание – качественное ведение бухгалтерии, подготовку отчетности, консультирование и помощь в налаживании отношений с налоговыми органами. Все эти услуги предоставляют, например, .

Итак, какие функции берет на себя компания-подрядчик?

1. Систематизация первичного бухгалтерского документооборота

К нему относят: счета-фактуры, выписки из банковских счетов, квитанции, ордера, акты выполненных работ, платежные поручения и прочее. Правильная подготовка и хранение документов считается важнейшей функцией бухгалтерского аутсорсинга. Это позволяет избежать проблем в случае налоговых проверок.

2. Анализ и автоматизация проверки финансовой информации

Речь идет о формировании регистров (таблиц), в которые вносятся и тщательно перепроверяются операционные данные, отраженные в первичной документации. Цель аутсорсера – добиться максимальной автоматизации регистров, чтобы дальнейшая работа с ними не доставляла проблем. Для этого применяют специализированные компьютерные программы. Отчеты должны обновляться вслед за изменениями в законодательстве.

3. Защита информации бухучета

Получая от заказчика данные о финансовом положении компания для бухгалтерского сопровождения, подрядчик берет на себя обязательства о неразглашении. Кроме заказчика потребовать документы может только налоговая служба или правоохранительные органы.

4. Заполнение бухгалтерской отчетности и отправка документов в ФНС

Передавая эту функцию на аутсорсинг вы гарантированно избежите претензий со стороны налоговиков за срыв сроков подачи документов, если сами не станете причиной задержки

5. Контроль за работой команды бухгалтеров и юристов

Владельцам компании-нанимателя больше не нужно заботиться о том, чтобы исполнители делали все точно в срок и с высоким качеством. Текучка кадров в бухгалтерии также не грозит.

10 Мая, 2012

10.05.2012. Навигатор ювелирной торговли №5 (114) 2012.

Аутсорсинг – это серьезный инструмент управления организацией,способный максимально усилить ваши конкурентные преимущества. Ведь использование данного вида услуг позволяет руководству сосредоточиться на основном виде деятельности, повысить эффективность своего бизнеса, не отвлекаясь на функции, которые не относятся к его специализации. Можно сказать, что для современной компании – это стратегия развития, а не просто один из видов партнерского взаимодействия.

В той или иной степени к услугам аутсорсинга прибегают свыше 2/3 компаний мира.

В России эта цифра на порядок ниже, однако и у нас многие компании имеют опыт использования аутсорсинга либо планируют его в будущем. Как сделать это более эффективно и свести риски к минимуму – мы расскажем в сегодняшней статье.

Цели и задачи

Слово «аутсорсинг» происходит от английских out – «вне» и source – «источник». При аутсорсинге организация передает часть своих неключевых функций внешним исполнителям – аутсорсерам.

Рассказывает Алексей Кучеренко, компания AntiLab Konzept:

«Основное назначение аутсорсинга – привлечение стороннего персонала других компаний для выполнения определенного круга задач внутри компании, осуществление которых силами собственных штатных работников нерентабельно ввиду различных причин, таких как:

1. выраженная сезонность или плавающий график возникновения таких задач;
2. высокая заработная плата необходимых специалистов на рынке труда;
3. особенности внутренней структуры компании, предусматривающие создание временных подразделений для выполнения конкретного проекта;
4. отсутствие возможности создания необходимого собственного подразделения по финансовым причинам или в силу ограничений штатного расписания.

Один из главных принципов использования аутсорсинга звучит так: «Оставляю себе только то, что могу делать лучше других, передаю внешнему исполнителю то, что он делает лучше меня и других». Получается, что главная цель передачи части функций компании-субподрядчику (аутсорсеру) – освободить ресурсы и сконцентрировать усилия для выполнения деятельности, связанной с конкурентным преимуществом компании».

При грамотном подходе аутсорсинг является хорошим инструментом повышения эффективности бизнеса. «Во многих источниках и бизнес-литературе аутсорсинг позиционируется как инструмент, позволяющий существенно снизить издержки и повысить качество работы предприятия, – утверждает Сергей Бучин, генеральный директор Intercomp Global Services Россия и СНГ. – На практике аутсорсинг дает компании прежде всего возможность сосредоточить свое время и человеческие ресурсы на основном виде деятельности, отдав рутинные функции сторонним компаниям. Также использование аутсорсинговых решений помогает компаниям быть более мобильными и конкурентоспособными».

Плюсы и минусы

Популярность аутсорсинга, несомненно, имеет свои причины. Прежде всего грамотный аутсорсинг позволяет оптимизировать работу компании, сконцентрировавшись на основных бизнес-процессах и не отвлекаясь на вспомогательные. Другим немаловажным положительным плюсом является гибкость и грамотное управление рисками.

Рассказывает Сергей Бучин: «К бесспорным достоинствам аутсорсинга можно отнести: оптимизацию затрат и повышение качества реализации функции; возможность компании сфокусироваться на основном виде деятельности; возможность пользоваться передовыми решениями без значительных дополнительных затрат; минимизацию рисков. Ведь компания-аутсорсер полностью отвечает за качество реализуемой функции и в случае форс-мажора компенсирует последствия возможных ошибок».

По мнению Алексея Кучеренко, основные достоинства аутсорсинга определяются рядом следующих факторов:

1. Более низкая сравнительная стоимость специалистов аутсорсинга для компании-заказчика по сравнению с зарплатами штатных сотрудников.
2. Обеспечение непрерывности рабочего процесса за счет возможности замены заболевшего или ушедшего в отпуск специалиста аутсорсинга на равноценного сотрудника без необходимости введения его в курс текущих дел и дополнительного инструктажа.
3. Снижение нагрузки на офисные и хозяйственные службы, увеличение свободной площади помещений за счет снижения количества штатных сотрудников.
4. Возможность формирования проектно-ориентированных групп и подразделений на временной основе, без зачисления в штат.
5. Широкий профиль специалистов аутсорсинга, а также возможность привлекать весь возможный спектр сотрудников компании-аутсорсера для решения критически важных и ограниченных по времени задач.

У аутсорсинга есть и минусы. Одна из главных угроз связана с недобросовестными аутсорсерами. Так, услуги некоторых фирм отличаются плохим качеством, связанным с отсутствием у сотрудников требуемой квалификации. Бывают случаи утечки данных или их намеренной кражи.

Основные слабые стороны аутсорсинга перечисляет Алексей Кучеренко:

1. Частичная потеря контроля над выполнением поставленных задач и отсутствие прямого подчинения специалистов аутсорсинга штатным сотрудникам компании.
2. Возможность раскрытия внештатными специалистами производственной и коммерческой тайны компании-заказчика.
3. Лоббирование компанией-аутсорсером своих поставщиков сопутствующих товаров и услуг на невыгодных для компании-клиента условиях.

Однако Алексей Кучеренко уверен: «Вышеуказанные недостатки легко нивелируются за счет составления грамотного договора на услуги аутсорсинга, назначения ответственного лица из числа сотрудников для контроля и постановки задач специалистам аутсорсинга и проверки предлагаемых тарифов и смет на соответствие среднерыночным расценкам».

Виды работ

На аутсорсинг можно отдавать практически любые виды работ, не имеющих отношения к основной деятельности фирмы. В настоящее время объектами аутсорсинга являются различного рода услуги – от образовательных и консалтинговых до материальных. В последнее время наметилась тенденция на передачу в аутсорсинг транспортных и производственных видов услуг, а также работ, требующих наличия специфичных знаний и дорогостоящего наукоемкого оборудования. В то же время есть сферы деятельности компании, традиционно отдаваемые на аутсорсинг, например IT и бухгалтерия.

Сергей Бучин, генеральный директор Intercomp Global Services Россия и СНГ:

«Все риски аутсорсинга связаны прежде всего с ошибками в понимании самого процесса. Аутсорсинг – это не просто передача функций сторонним провайдерам по принципу «отдал и забыл». Для того чтобы аутсорсинг принес бизнесу заказчика преимущества, обе компании должны постоянно поддерживать связь и коммуникацию между собой, выстраивать партнерские отношения».

«Во всем мире, и Россия не исключение, аутсорсинг получил наибольшее распространение в IT-сфере, – отмечает Сергей Бучин. – Популярностью пользуются и такие услуги, как охрана, кейтеринг, ведение бухгалтерии, рекрутмент, ведение кадровых документов. Отдельно можно выделить аутсорсинг функций по расчету заработной платы , которым в последнее время интересуются все большее число компаний».

Определяя процесс для аутсорсинга, нужно руководствоваться здравым смыслом. «Сейчас можно передать на аутсорсинг большинство процессов, но это не должно становиться самоцелью», – отмечает Сергей Бучин. По его мнению, на аутсорсинг имеет смысл передавать три группы процессов:

1. Процессы, не являющиеся ключевыми, но требующие высокой квалификации и наличия экспертизы. Например – функция главного бухгалтера, налоговое консультирование, подготовка и сдача годовой бухгалтерской и налоговой отчетности.
2. Процессы, состоящие из большого числа повторяющихся задач, рутинные процессы. Примерами данной категории процессов могут служить расчет заработной платы, ведение дебиторской задолженности и счетов к получению, кадровое администрирование.
3. Процессы, требующие специальных знаний, но не относящиеся к ключевым. Например – регистрация юридического лица, получение разрешения на работу, поиск и подбор персонала.

«Для ювелирных сетей наиболее оптимальными решениями является аутсорсинг расчета заработной платы, который позволяет корректно и в срок рассчитывать зарплату сотрудникам всех филиалов, – делится опытом Сергей Бучин. – Как правило, это получается дешевле и проще, чем организовывать расчет своими силами. Также популярностью пользуются решения по ведению кассы, обработке авансовых отчетов и проведению инвентаризации».

В 1998 году начался бум Рунета – российского сегмента интернета, который привел к появлению не только тысяч сайтов, но и огромного рынка услуг по их созданию, поддержке и продвижению. Сложные проекты выполнялись усилиями штатных программистов и специализированных компаний, а небольшие заказы на разработку web-сайтов обеспечили безбедную юность сотням студентов, лучшие из которых основали впоследствии собственные студии web-дизайна.

К началу третьего тысячелетия стабильная экономическая ситуация в России способство вала появлению новых услуг на рынке аутсорсинга. Основными из них стали IT-аутсорсинг, кадровый аутсорсинг и аутсорсинг бухгалтерии. Первыми предложенными на рынке функциями IT-аутсорсинга стали техническое обслуживание офисной техники и системное администрирование. Впоследствии этот список дополнили аутсорсинг IT-инфракструктуры, управление приложениями и аутсорсинг IT- специалистов.

IT-аутстаффинг являлся частным случаем кадрового аутсорсинга (аутстаффинга), которым в России занимались в основном западные кадровые агентства. В большинстве случаев к аутстаффингу прибегали для создания проектной команды на относительно небольшие сроки. Это позволяло сократить расходы на поиск персонала, что было особенно актуально для найма временных сотрудников.

Аутсорсинг бухгалтерии вызывал наибольшие опасения среди собственников и менеджеров российских предприятий, но по мере того, как все больше представительств западных компаний отдавали свою бухгалтерию сторонним организациям, некоторые российские компании также сделали свой выбор в пользу аутсорсинга. Стоимость аутсорсинга бухгалтерии была пропорциональна количеству обрабатываемых документов, поэтому позволяла многим небольшим компаниям обойтись без штатного бухгалтера».

Анализ выгоды

Перед тем как принять решение о начале работы с аутсорсером, нужно четко проанализировать ситуацию с точки зрения выгодности и необходимости этого шага. Как считает Сергей Бучин, аутсорсинг подходит любой компании: не только коммерческим организациям, но и госучреждениям, и некоммерческим предприятиям.

В первую очередь, по мнению Алексея Кучеренко, аутсорсинг становится выгодным в следующих случаях:

1. Когда суммарные выплаты по договору аутсорсинга не превышают среднюю по рынку труда компенсацию для специалистов в этой области.
2. Когда необходима интеграция в структурное подразделение. Для некоторых типов специалистов обязательной является интеграция в структурное подразделение, в отсутствие которого эффективность труда сотрудника значительно снижается. В случае аутсорсинга все необходимые подразделения уже созданы в штате компании-аутсорсера и компания-клиент не нуждается в дублировании этих структур. К примеру, специалист IT-аутсорсинга является частью подразделения компании-аутсорсера, в которое входит IT-директор, линейные инженеры, программисты, монтажники СКС и другой необходимый персонал.
3. Аутсорсинг также выгоден компаниям с большим штатом сотрудников. Привлечение сторонних специалистов аутсорсинга, проводящих большую часть рабочего времени вне офиса компании-заказчика, позволяет помимо прочего существенно снизить нагрузку на офисные и хозяйственные службы.

Анализ необходимости аутсорсинга, по мнению Алексея Кучеренко, нужно начинать с глубокого анализа деятельности сотрудников или подразделений, чьи функции компания планирует передать внешним специалистам: «При этом необходимо учесть все расходы по содержанию данных сотрудников или подразделений, оценить критичность решаемого круга задач для компании и бизнес-процессов внутри нее, учесть нагрузку и весь спектр вопросов, решаемых специалистами этих подразделений».

Рассказывает Сергей Бучин: «На аутсорсинг имеет смысл передавать повторяющиеся рутинные бизнес-процессы. Часто при сравнении себестоимости реализации той или иной функции внутри компании и коммерческого предложения компании-аутсорсера руководство не принимает во внимание большое количество косвенных затрат, которые несет компания, когда сама реализует функцию. Для корректного сравнения нужно принимать в расчет не только заработную плату своих сотрудников и налоговые отчисления, но и много других статей расходов таких как: предоставление работникам соцпакетов и аренда офисных площадей, оборудование и автоматизацию рабочих мест, IT-поддержку, обучение и повышение квалификации персонала, уплату штрафов при наложении санкций и так далее.

При корректном экономическом расчете и правильной организации дальнейшей работы с провайдером экономия от передачи на аутсорсинг непрофильных бизнес-процессов может достичь 30%».

Факторы успеха

Минимизировать риски при передаче бизнес-процессов на аутсорсинг можно путем соблюдения нескольких несложных условий.

1. Вовлеченность заказчика

Заказчик не просто имеет право, а должен принимать непосредственное участие в формировании команды проекта, передаваемого на аутсорсинг. От этого во многом зависит эффективность достижения целей проекта. Логично, если ответственным за координацию всех действий станет штатный менеджер компании-заказчика.

Говорит Алексей Кучеренко: «Наличие в штате компании уполномоченного лица, ответственного за контроль над специалистами аутсорсинга, – один из важных факторов успеха.

Данное лицо должно не только уметь выполнять административные и контрольные функции, но и иметь четкое представление о тех бизнес-процессах, которые предаются в руки специалистов аутсорсинга».

2. Ясность договорных отношений

Основным документом, регулирующим отношения заказчика и исполнителя аутсорсинговой деятельности, является договор, в котором четко прописываются все параметры аутсорсинга.

«Работа с внештатными сотрудниками регулируется путем заключения договора с компанией-аутсорсером, в данном договоре и приложениях к нему оговариваются все детали сотрудничества, в том числе круг служебных обязанностей сотрудника, выполняемые им работы и оказываемые услуги, а также степень ответственности сотрудника за принятые им решения», – объясняет Алексей Кучеренко.

«Четкость договорных отношений между заказчиком и аутсорсинг-провайдером – один из залогов дальнейшего успешного сотрудничества, – уверен Сергей Бучин. – Формализация всех требований компании-заказчика, четкость разделения обязанностей и определения ответственности заказчика и провайдера, закрепленные на уровне договора, позволяют исключить какие-либо разногласия между компанией-заказчиком и аутсорсинг-провайдером.

Распространенной практикой является заключение соглашения об уровне обслуживания (SLA, Service Level Agreement), в котором закрепляются обязательные нормативы по срокам выполнения всех работ, формату передаваемых данных, действующие процедуры, ответственные лица, а также санкции за невыполнение условий соглашения».

3. Постановка задач и обмен информацией

На начальном этапе сотрудничества главное – это правильная постановка задач. Чем больше аутсорсинговая компания будет знать о компании-заказчике, ее целях и проблемах, тем более эффективное решение будет предложено. Размытая постановка задачи – верный путь к взаимному неудовлетворению. В дальнейшем в процессе сотрудничества залогом успешной работы является регулярный обмен информацией и совместное обсуждение возникающих проблем.

4. Контроль

Этап контроля является одним из важнейших при работе с любыми внешними поставщиками. Помните, что, передав на аутсорсинг часть бизнес-процессов, вы ни в коем случае не должны снимать с себя ответственность за конечный результат. Только в случае действительно грамотного контроля исполнения договора можно добиться эффективности. Так, компания-исполнитель обязана регулярно подавать отчеты о ходе выполненных работ. Воз можны и другие механизмы контроля, которые вы можете разработать совместно с компанией-аутсорсером и отразить в договоре.

5. Неразглашение информации

При использовании аутсорсинга часто возникает проблема обеспечения безопасности бизнеса. Именно поэтому одним из обязательных условий при заключении аутсорсингового контракта является определение конфиденциальности информации, и в случае необходимости подписывается дополнительное соглашение о неразглашении. Чтобы свести этот риск к минимуму, специалисты советуют четко прописывать эти вопросы в договорах: привлечь к ответственности компанию-аутсорсера значительно легче, чем рядового сотрудника, а степень риска при обоих вариантах практически одинакова. В то же время помните, что исполнитель заинтересован в формировании своей положительной репутации, поэтому скорее всего будет надежно хранить вашу коммерческую тайну.

Рассказывает Алексей Кучеренко: «Многие компании, по роду деятельности имеющие большие объемы конфиденциальной информации и документов с грифом «для служебного пользования», не приемлют аутсорсинг ввиду боязни раскрытия этих данных компаниям конкурентам. Данные страхи не имеют под собой основания, так как мера ответственности штатного работника как физического лица несравнима с мерой ответственности специалиста аутсорсинга, являющегося представителем юридического лица. Как показывает практика, чаще всего раскрывают конкурентам секреты компании именно штатные работники в силу различных причин, таких как личная обида на действия руководства или финансовый подкуп со стороны конкурентов. Случаев раскрытия конфиденциальной информации компаниями-аутсорсерами на сегодняшний день не зафиксировано. Данный факт в первую очередь объясняется тем, что потеря деловой репутации компании, допустившей такое раскрытие, ведет к ее неминуемой ликвидации».

Выбор партнера

Предварительный анализ деятельности компании-аутсорсера – один из основных факторов успешности вашего аутсорсингового проекта. «Первым делом вам нужно провести сбор данных о репутации компании на рынке и интервьюирование ее сотрудников, выступающих в качестве специалистов аутсорсинга, на предмет профессиональной подготовки, соответствие личных и деловых качеств», – советует Алексей Кучеренко.

В целом же – необходимо выделить критерии, по которым будет осуществляться выбор компании-аутсорсера. Понятно, что в каждом конкретном случае перечень будет свой, но ряд общих критериев выделить можно:

• Стоимость выполнения функции аутсорсером.
• Достаточная специализация и опыт для реализации вашего проекта компанией-аутсорсером.
• Успешность предыдущих аутсорсинговых проектов компании.
• Наличие достаточного числа специалистов для принятия функции на аутсорсинг.
• Открытость компании для коммуникации с заказчиками.